Neben der Einhaltung der Vorschriften über die Zuständigkeit und das Verfahren ist für die Qualifizierung eines Verwaltungsakts als „formell rechtmäßig“ auch die Wahrung der gesetzlichen Formvorschriften notwendig. Diese finden sich in § 37 VwVfG und in § 39 VwVfG.
Entsprechend § 10 VwVfG, wonach das Verwaltungsverfahren i.d.R. nicht an bestimmte Formen gebunden ist, schreibt auch § 37 Abs. 2 S. 1 VwVfG (vgl. auch § 119 Abs. 2 AO, § 33 Abs. 2 SGB X) keine bestimmte Form für den Verwaltungsakt vor („Grundsatz der Formfreiheit“), welcher gem. § 9 VwVfG das Verwaltungsverfahren regelmäßig abschließt. Vorbehaltlich ggf. anderslautender Formerfordernisse kann (Ermessen der Behörde – z.B. aus Gründen der Rechtsklarheit, der Beweiserleichterung und der ordnungsgemäßen Aktenführung) der VA daher grdsl. mündlich, elektronisch oder schriftlich erlassen werden, auch konkludentes Handeln ist möglich. Nach § 3a Abs. 1 VwVfG ist die Übermittlung elektronischer Dokumente – und damit auch elektronischer Verwaltungsakte – allerdings nur dann zulässig, falls der Empfänger hierfür einen Zugang (z.B. elektronischen Postkasten) eröffnet.
Ergeht der Verwaltungsakt schriftlich (oder elektronisch), so muss dieser gem. § 37 Abs. 3 S. 1 VwVfG bestimmten Mindestanforderungen genügen, nämlich die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten. Abweichend vom Vorstehenden „können“ (Ermessen) gem. § 37 Abs. 5 VwVfG bei einem schriftlichen Verwaltungsakt, der mit Hilfe automatischer Einrichtungen erlassen wird, Unterschrift und Namenswiedergabe fehlen.
Zur ordnungsgemäßen Form des VA gehört grundsätzlich auch dessen ordnungsgemäße Begründung, siehe allgemein § 39 Abs. 1 VwVfG (vgl. auch § 121 Abs. 1 AO, § 35 Abs. 1 SGB X) und speziell z.B. § 31 Abs. 1 S. 2 AsylVfG, § 69 Abs. 2 S. 1 Hs. 1 VwVfG, § 73 Abs. 3 S. 1 VwGO. Die Begründung hat verschiedene Funktionen, z.B. den Betroffenen von der behördlichen Entscheidung zu überzeugen (Akzeptanzfunktion) oder aber die Chancen eines Rechtsbehelfs zu beurteilen (Rechtsschutzfunktion) und dient der erlassenden Behörde (Selbstkontrollfunktion) sowie den übergeordneten Aufsichts-/Widerspruchsbehörden bzw. dem Verwaltungsgericht als Ausgangspunkt für die Kontrolle der getroffenen Maßnahme (Kontrollfunktion). Gem. § 39 Abs. 1 S. 2 VwVfG sind in der Begründung die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe mitzuteilen, die die Behörde zu ihrer Entscheidung bewogen haben. Auch im Rahmen dieser (bloß) formellen Begründungspflicht darf sich die Behörde in Anbetracht des von § 39 Abs. 1 VwVfG verfolgten Normzwecks jedoch nicht auf rein formelhafte, allgemeine Darlegungen bzw. die bloße Wiedergabe des Sachverhalts oder des Gesetzeswortlauts beschränken, sondern muss Ausführungen zum konkreten Einzelfall anstellen. Strenger sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Begründung bei nicht eingeschränkten Ermessensentscheidungen: Allgemein gilt nach § 39 Abs. 1 S. 3 VwVfG hinsichtlich der Begründung von Ermessensentscheidungen, dass diese erkennbar macht, das Ermessen bestand und auch im Regelfall diejenigen Gesichtspunkte darlegt, von denen die Behörde bei der Ausübung ihres Ermessens ausgegangen ist.
Ein Verwaltungsakt, der unter Verletzung einer der vorgenannten Formvorschriften ergeht, ist grundsätzlich (formell) rechtswidrig, vgl. § 59 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG; ein Verwaltungsakt, der schriftlich oder elektronisch erlassen worden ist, die erlassende Behörde aber nicht erkennen lässt, ist sogar nichtig, siehe § 44 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG. Die sich aus einer Verletzung der Begründungspflicht des § 39 Abs. 1 VwVfG ergebenden Rechtsfolgen entsprechen denjenigen, die sich auch im Fall einer Verletzung der Anhörungspflicht des § 28 Abs. 1 VwVfG ergäben: Sofern die nach § 39 Abs. 1 VwVfG grundsätzlich erforderliche Begründung nicht ausnahmsweise gem. § 39 Abs. 2 VwVfG entbehrlich ist, sie im konkreten Fall aber gleichwohl nicht stattgefunden hat, ist der entsprechende Verwaltungsakt rechtswidrig, regelmäßig aber nicht auch zugleich nichtig nach § 44 Abs. 1 VwVfG. Allerdings kann die zu Unrecht unterlassene (formelle) Begründung nach der Heilungsvorschrift des § 45 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. Abs. 2 VwVfG bis zum Abschluss der letzten Tatsacheninstanz eines verwaltungsgerichtlichen Verfahrens „nachgeholt“ werden. Unterbleibt auch eine Nachholung greift § 46 VwVfG: Danach kann die Aufhebung eines Verwaltungsakts, der nicht nach § 44 VwVfG nichtig ist, nicht allein deshalb beansprucht werden, weil er unter Verletzung insbesondere von § 39 Abs. 1 VwVfG zustande gekommen ist, wenn offensichtlich ist, dass die Verletzung die Entscheidung in der Sache nicht beeinflusst hat.
Nicht zu den Formvorschriften i.d.S. gehört dagegen § 37 Abs. 6 VwVfG, wonach einem schriftlichen oder elektronischen Verwaltungsakt, der der Anfechtung unterliegt, eine Rechtsbehelfsbelehrung beizufügen ist. Ist die Rechtsbehelfsbelehrung unrichtig erteilt oder sogar komplett fehlend, so macht dies den betreffenden Verwaltungsakt nicht rechtswidrig. Vielmehr gilt dann eine andere Frist für die Einlegung des Rechtsbehelfs: abweichend von § 70 Abs. 1 S. 1 VwGO (im Falle des Widerspruchs) bzw. § 74 VwGO (bei der Anfechtungs-/Verpflichtungsklage) gilt nicht die dort jeweils genannte Monatsfrist, sondern ist nach § 58 Abs. 2 VwGO die Einlegung des Rechtsbehelfs innerhalb eines Jahres seit Zustellung, Eröffnung oder Verkündung zulässig.
