Allgemeines Verwaltungsrecht - 1. Schriftform

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Allgemeines Verwaltungsrecht

1. Schriftform

Inhaltsverzeichnis

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Entsprechend § 10 VwVfG, wonach das Verwaltungsverfahren i.d.R. nicht an bestimmte Formen gebunden ist, schreibt auch § 37 Abs. 2 S. 1 VwVfG (vgl. auch § 119 Abs. 2 AO, § 33 Abs. 2 SGB X) keine bestimmte Form für den Verwaltungsakt vor („Grundsatz der Formfreiheit“), welcher gem. § 9 VwVfG das Verwaltungsverfahren regelmäßig abschließt. Vorbehaltlich anderslautender gesetzlicher Schrift-

Gem. § 3a Abs. 2 S. 1 VwVfG kann vorbehaltlich einer abweichenden gesetzlichen Bestimmung (z.B. § 17 Abs. 1 S. 1 Hs. 1 AtG; § 38a StAG) eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist nach § 3a Abs. 2 S. 2 VwVfG das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem SigG zu versehen. Insoweit siehe ferner auch § 37 Abs. 4 VwVfG. (z.B. §§ 69 Abs. 2, ggf. i.V.m. 74 Abs. 1 S. 2 VwVfG) oder sonstiger Formerfordernisse (z.B. § 31 Abs. 1 AsylVfG) bzw. einer sich aus der Natur der Sache ergebenden Notwendigkeit zur Schriftlichkeit „kann“ (Ermessen) die Behörde einen Verwaltungsakt daher auch elektronisch,Nach § 3a Abs. 1 VwVfG ist die Übermittlung elektronischer Dokumente – und damit auch elektronischer Verwaltungsakte – nur zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang (z.B. elektronischen Postkasten) eröffnet. „Die Behörde, eine Firma oder ein Rechtsanwalt, die auf ihren Briefköpfen im Verkehr mit dem Bürger oder der Verwaltung eine E-Mail-Adresse angeben, erklären damit konkludent ihre Bereitschaft, Eingänge auf diesem Weg anzunehmen […]. Gegenteiliges müssen sie ausdrücklich erklären, z.B. durch Hinweise auf dem Briefkopf oder auf ihrer Internetseite. Beim Bürger wird hingegen die bloße Angabe einer E-Mail-Adresse auf seinem Briefkopf heute noch nicht dahin gehend verstanden werden können, dass er damit seine Bereitschaft zum Empfang von rechtlich verbindlichen Erklärungen kundtut. Bei ihm kann in aller Regel von der Eröffnung eines Zugangs nur ausgegangen werden, wenn er dies gegenüber der Behörde ausdrücklich erklärt hat“, siehe BT-Drucks. 14/9000, S. 31. Ein elektronischer Verwaltungsakt ist gem. § 37 Abs. 2 S. 3 VwVfG unter den dort genannten Voraussetzungen schriftlich zu bestätigen. Für dessen Bekanntgabe gilt § 41 Abs. 2 S. 2 VwVfG. mündlichDieser ist gem. § 37 Abs. 2 S. 2 VwVfG schriftlich oder elektronisch zu „bestätigen“ (kein Neuerlass!), wenn hieran ein berechtigtes Interesse besteht und der Betroffene dies unverzüglich verlangt. (v.a. im Polizei- und Ordnungsrecht) oder in anderer Weise (z.B. durch konkludentes Verhalten; Rn. 43, 59) erlassen. Bloßes Schweigen stellt demgegenüber grundsätzlich keinen Verwaltungsakt dar. Abweichend hiervon existieren mitunter allerdings gesetzliche Regelungen, wonach auch im Falle behördlicher Untätigkeit unter bestimmten Voraussetzungen ein Verwaltungsakt fingiert wird (z.B. § 42a Abs. 1 S. 1 VwVfG i.V.m. § 6a Abs. 1 GewO; Rn. 44).

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Ergeht der Verwaltungsakt hiernach – wie im Regelfall – aus Gründen der Rechtsklarheit, der Beweiserleichterung und der ordnungsgemäßen Aktenführung schriftlich oder elektronisch, so muss dieser gem. § 37 Abs. 3 S. 1 VwVfG bestimmten Mindestanforderungen genügen, nämlich die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten.

Beispiel

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Unter dem Briefkopf „Bundesagentur für Arbeit, Agentur für Arbeit B“ und der Bezeichnung „Personalservice“ in der Absenderangabe unmittelbar über dem Adressatenfeld erging eine Abordnungsverfügung gegenüber M. M meint, hierbei handele es sich um einen Verwaltungsakt der Agentur für Arbeit B, der rechtswidrig sei, weil – was sachlich zutreffend ist – die Zuständigkeit für die erfolgte Abordnung nicht bei dieser Behörde, sondern bei dem vorsitzenden Mitglied der Geschäftsführung der Regionaldirektion C. liege. Die Agentur für Arbeit B hingegen ist der Auffassung, die Verfügung sei rechtens, weil sie lediglich die ihr durch ein „Schnittstellenpapier“ übertragene „administrative Umsetzung“ der in der Regionaldirektion getroffenen Abordnungsentscheidung übernommen habe, sodass der ergangene Verwaltungsakt sehr wohl von der zuständigen Behörde erlassen worden sei. Trifft dies zu?

Nein. Dieses Argument überzeugt deshalb nicht, weil die angefochtene Verfügung nicht dahin ausgelegt werden kann, dass die sie erlassende Behörde eine andere Stelle der öffentlichen Verwaltung als die Arbeitsagentur B ist. Ein Verwaltungsakt wird mit dem Inhalt wirksam, mit dem er bekannt gegeben wird, § 43 Abs. 1 S. 2 VwVfG. Auf den Willen der Behörde kommt es deshalb dann nicht an, wenn dieser Wille nicht in der Erklärung, durch die verfügt wird, seinen Ausdruck gefunden hat. Im Fall eines schriftlichen Verwaltungsakts ist also in erster Linie der Inhalt des Bescheids maßgeblich. Ein schriftlicher Verwaltungsakt muss gem. § 37 Abs. 3 S. 1 VwVfG die erlassende Behörde erkennen lassen. Auch die erlassende Behörde muss deshalb bereits aus dem Bescheid selbst ersichtlich werden, so dass es nicht ausreicht, wenn dem Betroffenen die Zuordnung des Verwaltungsakts zu einer bestimmten – hier anderen als der ausdrücklich genannten – Behörde, beispielsweise nur auf Grund vorangegangener Gespräche, möglich ist. Gerade in Fällen zwischenbehördlicher Mandate, bei denen die Bediensteten einer Behörde im Namen einer anderen Behörde handeln, muss aus dem Bescheid hervorgehen, dass die Bediensteten der beauftragten Behörde im Namen der beauftragenden Behörde tätig werden. Denn es gilt der Grundsatz, dass die beauftragte Behörde im Zweifel für sich selbst agiert. In Anlehnung an den Rechtsgedanken des § 164 Abs. 2 BGB kann sich deshalb der Rechtsträger einer beauftragten Behörde auf einen Mangel des Willens dieser Behörde, einen schriftlichen Verwaltungsakt im eigenen Namen zu erlassen, nicht berufen, wenn der Wille der Behörde, in fremdem Namen zu handeln, in dem Bescheid selbst nicht erkennbar hervortritt. An einem solchen Hervortreten fehlt es hier. Aus der fraglichen Verfügung ergeben sich keine genügenden Anhaltspunkte dafür, dass die Abordnungsverfügung im fremden Namen des vorsitzenden Mitglieds der Geschäftsführung der Regionaldirektion C. erlassen wurde. Letzteres ist insbesondere nicht hinreichend aus der Bezeichnung „Personalservice“ in der Absenderangabe unmittelbar über dem Adressatenfeld zu folgern. Mithin hat die Agentur für Arbeit B die Abordnung als unzuständige Behörde im eigenen Namen verfügt.

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Abweichend vom Vorstehenden „können“ (Ermessen) gem. § 37 Abs. 5 VwVfG bei einem schriftlichen Verwaltungsakt, der mit Hilfe automatischer Einrichtungen erlassen wird, Unterschrift und Namenswiedergabe fehlen. Zur Inhaltsangabe können Schlüsselzeichen (Abkürzungen, Symbole etc.) verwendet werden, wenn derjenige, für den der Verwaltungsakt bestimmt ist oder der von ihm betroffen wird, auf Grund der dazu gegebenen Erläuterungen den Inhalt des Verwaltungsakts eindeutig erkennen kann.

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