Die erste Gläubigerversammlung (= Berichtstermin nach § 156 InsO) soll innerhalb von sechs Wochen (spätestens aber nach drei Monaten) nach Insolvenzeröffnung einberufen werden (§ 29 Abs. 1 Nr. 1 InsO). Zuständig ist das Insolvenzgericht (§ 74 Abs. 1 S. 1 InsO), welches auch die Leitung der Versammlung (§ 76 Abs. 1 InsO) übernimmt. Weitere Versammlungen sind der Prüfungstermin (§ 176 InsO), der Schlusstermin (§ 197 InsO) sowie der Erörterungs- und Abstimmungstermin über einen Insolvenzplan (§ 235 InsO). Sollten zusätzliche Versammlungen notwendig werden, sind diese bei Bedarf von Amts wegen oder auf Antrag des Insolvenzverwalters oder des Gläubigerausschusses oder eines Quorums der Gläubiger einzuberufen (§ 75 Abs. 1 InsO).

Das Gericht muss bei der Einberufung Zeit, Ort und Tagesordnung öffentlich bekannt machen (§ 74 Abs. 2 S. 1 InsO). Die Bekanntmachung erfolgt im Internet (§ 9 Abs. 1 InsO). Seit dem SanInsFoG 2021 kann die Gläubigerversammlung auch virtuell durchgeführt werden (§ 4 S. 2 InsO i.V.m. § 128a ZPO). Das Insolvenzgericht entscheidet nach pflichtgemäßen Ermessen, ob die Versammlung Online oder in Präsenz erfolgt. Im Fall einer virtuellen Versammlung muss die Ladung den Hinweis zu enthalten, dass Ton- und Bildaufzeichnungen zu unterlassen sind und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen ist, dass Dritten die Ton- und Bildübertragung nicht zugänglich ist (§ 4 S. 2 InsO).