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Gemäß § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG kann der Unternehmer die ihm seinerseits von einem Unternehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als sog. Vorsteuer abziehen, d.h. er kann vom Finanzamt die Erstattung dieser Vorsteuer verlangen bzw. sie mit der Umsatzsteuer verrechnen, die er dem Finanzamt als Steuerschuldner abzuführen hat.
Durch die Vorsteuer wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer eine (nur) den Endverbraucher belastende Steuer ist. Denn in jeder Fertigungs- und Lieferkette, an der mehrere Unternehmer beteiligt sind, kann jeder von ihnen die ihm jeweils in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Diese Möglichkeit endet beim Endverbraucher, der dann die Umsatzsteuer endgültig tragen muss.
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Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist insbesondere, dass der Unternehmer über eine Rechnung verfügt. Was eine Rechnung ist, definiert § 14 Abs. 1 S. 1 UStG. Zusätzlich zählt § 14 Abs. 4 UStG auf, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, damit eine Rechnung i.S.v. § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG vorliegt. Für Kleinbeträge (bis 150 €) sieht § 33 UStDV insoweit eine Vereinfachung vor, nach der eine Rechnung in diesen Fällen nicht alle der sonst vorgeschriebenen Angaben enthalten muss. Gemäß § 34 UStDV gelten zudem Fahrausweise als Rechnungen i.S.v. § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG.
Da das Gesetz das Vorliegen einer Rechnung in § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG ausdrücklich als Abzugsvoraussetzung nennt, handelt es sich nicht um ein bloßes Beweismittel, sondern um eine materielle Abzugsvoraussetzung. Das Fehlen der Rechnung führt daher nicht nur zu bloßen Beweisschwierigkeiten, sondern zum gesetzlichen Ausschluss des Vorsteuerabzugs.
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Die Leistung, für die der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen will, muss er für sein Unternehmen bezogen haben. Erwirbt er etwas für den privaten Gebrauch, so kommt ein Vorsteuerabzug demnach nicht in Frage. Insoweit steht dem Unternehmer ein Wahlrecht zu, ob er eine Leistung für sein Unternehmen, für den Privatgebrauch oder gemischt beziehen will. § 15 Abs. 1 S. 2 UStG stellt klar, dass bei einer gemischten Nutzung kein Bezug für das Unternehmen vorliegt, wenn der unternehmerische Nutzungsanteil weniger als 10 % beträgt. Der Unternehmer kann einen Gegenstand voll seinem Unternehmen, voll dem Privatgebrauch oder anteilig entsprechend des Nutzungsverhältnisses zuordnen.
Beispiel
Unternehmer U erwirbt einen Pkw, den er 30 % für einen Betrieb und 70 % privat nutzen möchte. Er kann den Pkw trotz der weit überwiegenden privaten Nutzung voll seinem Unternehmen zuordnen und den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG auf den Kaufpreis vollumfänglich geltend machen. Er muss dann aber die private Nutzung des Pkw als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG versteuern. U kann stattdessen den Pkw von vornherein auch lediglich zu 30 % seinem Unternehmen zuordnen. Dann steht ihm aber auch nur der Vorsteuerabzug in Höhe von 30 % zu.
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Für Grundstücke enthält der relativ neue § 15 Abs. 1b UStG eine Sonderregel. Er schließt den Vorsteuerabzug für solche Aufwendungen aus, die auf den nichtunternehmerisch genutzten Teil eines für gemischte Zwecke erworbenen Grundstücks entfallen. Ausgleichend wird durch § 3 Abs. 9a Nr. 1 Hs. 2 UStG die Steuerbarkeit der nichtunternehmerischen Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe ausgeschlossen.
Beispiel
Unternehmer U, der lediglich Abzugsumsätze ausführt, lässt zum 1.6.2021 ein Einfamilienhaus bezugsfertig errichten (Bauantrag im Januar 2021 gestellt). Die Herstellungskosten belaufen sich auf 300 000 € zzgl. 57 000 € Umsatzsteuer. U nutzt das Gebäude ab Fertigstellung wie geplant zu 40 % für Abzugsumsätze und zu 60 % für private Wohnzwecke. U macht einen Vorsteuerabzug i.H.v. 22 800 € (40 % von 57 000 €) geltend, ohne dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, in welchem Umfang er das Grundstück seinem Unternehmen zugeordnet hat. Der Unternehmer kann ein bebautes Grundstück, das sowohl für unternehmerische als auch für unternehmensfremde Zwecke genutzt wird, vollständig seinem Unternehmensvermögen zuordnen. Diese Zuordnung erfordert zwingend eine zeitnahe und durch Beweisanzeichen gestützte Zuordnungsentscheidung des Unternehmers. Diese kann durch die rechtzeitige (!) Geltendmachung des Vorsteuerabzugs getroffen und kundgetan werden, also mit der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung. Erfolgt keine rechtzeitige Erklärung des Unternehmers, so kann das Gebäude insgesamt nicht dem Unternehmen zugeordnet werden, so dass ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Hier hat U durch die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs i.H.v. 40 % objektiv erkennbar zum Ausdruck gebracht, dass er das Grundstück in diesem Ausmaß seinem Unternehmen zuordnet. § 15 Abs. 1b UStG ist hier nicht anwendbar, weil U nicht das gesamte Gebäude seinem Unternehmen zugeordnet hat. Der geltend gemachte Vorsteuerabzug ist demnach rechtmäßig.
Beispiel
Unternehmer U, der lediglich Abzugsumsätze ausführt, lässt zum 1.1.2021 ein Einfamilienhaus bezugsfertig errichten (Bauantrag im April 2020 gestellt). Die Herstellungskosten belaufen sich auf 300 000 € zzgl. 57 000 € Umsatzsteuer. Die Nutzfläche des Gebäudes beträgt 200 qm. U nutzt das Gebäude wie von Anfang an geplant zu 40 % für seine Abzugsumsätze und zu 60 % für private Wohnzwecke. Die laufenden Aufwendungen, die auf das gesamte Gebäude entfallen, betragen im Jahr 2021 insgesamt 1500 € zzgl. 285 € Umsatzsteuer. U hat dem Finanzamt schriftlich mitgeteilt, dass er das gesamte Grundstück seinem Unternehmen zuordnet. U hat das Grundstück damit insgesamt seinem Unternehmen zugeordnet und seine Zuordnungsentscheidung dokumentiert. Da U 60 % des Gebäudes für seine privaten Zwecke verwendet, ist der Vorsteuerabzug aus den Herstellungskosten nur i.H.v. 22 800 € (40 % von 57 000 €) zulässig, § 15 Abs. 1b, Abs. 4 S. 4 UStG. Da die laufenden Kosten nicht unmittelbar der unternehmerischen oder privaten Nutzung zugeordnet werden können, ist eine Aufteilung der Kosten nach dem Verhältnis der Nutzflächen geboten, § 15 Abs. 1b, Abs. 4 S. 4 UStG. Demnach sind 40 % der laufenden Kosten als Vorsteuer abziehbar (= 114 €).
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Der Vorsteuerabzug ist nach § 15a Abs. 1a UStG ausgeschlossen für sog. Repräsentationsaufwendungen, also für solche Ausgaben, für die auch im Rahmen der Gewinnermittlung im Ertragssteuerrecht gemäß § 4 Abs. 5 EStG und § 12 EStG ein Abzugsverbot besteht. Dies gilt jedoch wegen europarechtlicher Vorgaben nicht für Bewirtungsaufwendungen (15 Abs. 1a S. 2 UStG).
